Зачем нужен больничный лист

Больничный подтверждает, что сотрудник не пришёл на работу по уважительной причине. По нему работодатель рассчитывает и выплачивает пособие по временной нетрудоспособности — эта обязанность закреплена в ст. 183 Трудового кодекса.

Если прошло более полугода с даты выздоровления, больничный лист считается недействительным.

Одни больницы выдают бумажные больничные, другие — электронные.

Сотрудник принес бумажный больничный

1. Убедитесь, что перед вами настоящий больничный, а не подделка. Больничный выдают только медицинские учреждения с лицензией. Бумага на ощупь должна быть как денежные купюры, на логотипе СФР должны быть водяные знаки. Посмотрите нашу статью «Как проверить подлинность больничного листа», в ней мы подробно всё разобрали. Сомневаетесь в подлинности — позвоните
   в поликлинику или сразу в фонд, проверьте листок по номеру. СФР
   не компенсирует расходы по поддельным больничным листам.
2. Проследите, чтобы в разделе, который заполняет врач, были правильно написаны фамилия, имя, отчество сотрудника. Если есть ошибки, нет печати или подписи врача, верните листок сотруднику и отправьте его в поликлинику за дубликатом. Это нужно, чтобы в фонде потом не отказали в компенсации.
3. Заполните свою часть больничного листа, вам нужен раздел «Заполняется работодателем». Записи не должны выходить за пределы ячеек. Печать работодателя не должна попадать на ячейки. Если ошиблись, не исправляйте здесь же. Аккуратно зачеркните неверные данные. На оборотной стороне листка сделайте правильную запись и напишите: «Исправленному верить».

Хранить больничные нужно в течение 5 лет.

Сотрудник получил электронный больничный

Электронный больничный (ЭЛН) полностью заменяет бумажный. Для работы с ЭЛН вам понадобится личный кабинет на сайте СФР, электронная подпись и специальная программа, которую нужно скачать из того же личного кабинета.

Когда сотрудник принесёт талон с номером больничного, найдите его в личном кабинете СФР. Заполните вкладку «Заполняется работодателем», она станет доступна после того, как врач закроет больничный. В ней укажите те  же сведения, что и в бумажном листке. Сохраните изменения — информация уйдёт в СФР.

Электронный больничный невозможно подделать.

Кто оплачивает больничный

Работодатель оплачивает только первые три дня больничного, остальное СФР перечисляет сотруднику напрямую.

Возьмите у сотрудника:

• Заявление о выплате пособия
• Листок нетрудоспособности
• Справки о заработке с предыдущих мест работы за два предыдущих года (№ 182н)

Передайте документы в течение пяти календарных дней в отделение СФР по месту регистрации. Приложите к ним опись. Фонд всё проверит и перечислит пособие в течение 10 дней.

Если среднесписочная численность сотрудников больше 25 человек, отправляйте документы в виде электронного реестра.

Как рассчитать больничный

Чтобы не считать вручную, воспользуйтесь калькулятором.

На всякий случай ниже формулы и пример расчёта.

Сумма пособия = средний дневной заработок (СДЗ) x кол-во календарных дней болезни x процент в зависимости от страхового стажа.

Проценты бывают такими:

• 100% — стаж сотрудника 8 лет и больше
• 80% — стаж от 5 до 8 лет
• 60% — стаж до 5 лет

Стаж проще всего определить по трудовой книжке.

Если хотите погрузиться в теорию, мы разобрали все подводные камни расчёта
в статьях: «Средний дневной заработок» и «Что делать, если сотрудник заболел?».

Как оплатить больничный

За день, когда сотрудник работал. Пришёл на работу здоровым, а потом прихватило живот или поднялась температура. Начислить одновременно больничный и зарплату за один и тот же день нельзя. Поэтому выплачивайте ту сумму, которая окажется больше.

Если у сотрудника заболел родственник. Количество оплачиваемых дней зависит от болезни, возраста и степени родства заболевшего. Подробную таблицу смотрите в статье «Что делать, если сотрудник заболел?».

Если сотрудник заболел во время отпуска. Продлите или перенесите отпуск на другой срок по договоренности с работником. Об этом говорит ст. 124 ТК РФ. Если заболел ребёнок, отпуск родителю не продляется.

Если больничный лист открыт в выходной день. Сотруднику оплачивают все календарные дни болезни, поэтому нет разницы, когда открыт больничный.

Уменьшение налога на больничные

На УСН «Доходы» и патенте налог можно уменьшить до половины на сумму больничных за счёт работодателя, то есть за первые три дня.

На УСН «Доходы минус расходы» больничные за счёт работодателя включают в расходы.

НДФЛ и страховые взносы с больничного

Больничные пособия облагаются НДФЛ. Работодатель должен перечислить налог до 28 числа месяца, в котором выплачено пособие.

НДФЛ удерживают только с первых трёх дней больничного, которые идут за счёт работодателя. С оставшейся суммы налог удерживает СФР.

Страховые взносы начислять не нужно.

Коротко

1. Чтобы получить пособие, сотрудник приносит работодателю больничный лист.
2. Больничный может быть бумажным или электронным — зависит от больницы.
3. Первые три дня больничного всегда оплачивает работодатель. За остальные дни сотруднику платит СФР.
4. Работодатель берёт у сотрудника документы и передает их в своё отделение фонда в течение 5 календарных дней.
5. С больничного удерживают НДФЛ. Страховые взносы с пособий не платят.

Дополнительные материалы

Что делать, если сотрудник заболел: подробнее про расчёт больничного + некоторые частные случаи.

Как добавлять больничные в Эльбе: наглядная инструкция из «Частых вопросов».