Три варианта для ООО и ИП на УСН «Доходы минус расходы»

Вы уменьшаете налог на расходы. Для вас важно собирать подтверждающие документы. Порой налоговая запрашивает их сразу за несколько лет, не учитывает что-то и доначисляет налоги.

Оформлять документы постфактум — плохая схема. Придётся бегать по магазинам и собирать товарные чеки. Да и свежие приказы с датой от прошлого года разоблачит экспертиза. Шанс не 100%, но ситуация неприятная.

Официально деньги выдают сотрудникам тремя способами:

1. Сотрудник покупает товары за свой счёт, а потом получает компенсацию. Например, в кофейне кончилось молоко. Бариста сбегала в соседний магазин и продолжила готовить латте и капучино.
2. Сотруднику сначала выдают аванс, а потом он отчитывается о расходах. Например, сломался капучинатор. Руководитель выдал бариста деньги и попросил заехать в ремонтную мастерскую. Затем она забрала отремонтированный прибор и подписала авансовый отчёт.
3. Сотрудник пользуется корпоративной картой и регулярно составляет авансовые отчёты. Например, предприниматель выпустил корпоративную карту, установил лимит 2000 ₽ в месяц и выдал помощнику на мелкие расходы. Помощник покупает канцелярские товары и вкусняшки в офис — и не беспокоит руководителя. Раз в месяц составляет список трат и прикладывает к нему чеки.

Общие правила для всех способов

Сотрудник подтверждает покупку чеком. Обычный кассовый чек подойдёт, только если в нём прописаны названия товаров. В остальных случаях дополнительно берут товарный чек. Записывают стоимость и количество товаров, ставят дату и подпись продавца.

Налоговой важно доказать, что вещь куплена для бизнеса, а не домой. Подходящая мера — приказ, который объясняет условия выдачи денег. В документе ограничивают сроки возврата, оговаривают порядок компенсации и перечисляют должности сотрудников, которым разрешены покупки для бизнеса.

За неправильное оформление грозят НДФЛ и страховые взносы, как с зарплаты.

Сотрудник должен принести из магазина чек с названиями купленных товаров или накладную.

1. Сотрудник получает деньги авансом

Бухгалтеры говорят: «Получает деньги под отчёт». Это не случайная фраза: сотрудник берёт деньги на конкретные покупки и отчитывается по ним.

Вот весь процесс:

1. Сотрудник пишет заявление: «Выдайте, пожалуйста, 6000 ₽ на покупку
   офисного кресла».
2. Директор подписывает приказ: «Ок, выдать ему 6000 ₽!».
3. Сотрудник тратит деньги, а потом сдаёт авансовый отчёт: «Кресло купил,
   6000 ₽ потратил, чеком клянусь».
4. Директор утверждает отчёт: «Молодец, полезную вещь купил».

Заявления — уже необязательный пункт. С 2017 года разрешено обходится без них. Крупные компании с любовью к бюрократии продолжают оформлять их.
А небольшой бизнес отказался от лишних документов.

Сотрудники берут деньги под отчёт на время. Срок может быть любым, и его прописывают в приказе. Затем сотрудник ООО обязан отчитаться в течение трёх дней. Увеличить этот срок нельзя. Всё потому, что организации соблюдают кассовую дисциплину.

Если сотрудник потратил меньше, он сдаёт остаток денег. Если больше — компания возмещает перерасход.

При подотчётных компания рискует: вдруг сотрудник купит что-то неподходящее
или вообще присвоит деньги себе. Если не возвращает, предложите удержать сумму из зарплаты. При полностью белой зарплате вам понадобится письменное согласие. Без согласия — придётся идти в суд.

2. Сотрудник покупает товары за свой счёт

Это удобно: сотрудник обнаруживает проблему — и сразу решает её. Покупает расходники вроде папок и маркеров и сдаёт в ремонт технику вроде принтеров.

Когда сотрудник находит время, он составляет авансовый отчёт. Руководитель проверяет — и издаёт приказ о выплате денег. В приказе пишет, что сотрудник действовал по его поручению, потратил личные деньги на полезные для бизнеса вещи, и компания всё возмещает.

Это популярная и законная схема. Формально она называется «устным договором поручения». Почему-то некоторым инспекциям она не нравится. Они говорят:
в товарном чеке написано имя сотрудника. Значит, он купил товар, а потом перепродал компании. Удержите НДФЛ.

Убеждать инспекторов — трудная работа. Поэтому спросите знакомых, как ваша инспекция относится к «подотчётным наоборот». Если плохо — пользуйтесь перестраховочным вариантом. Выдайте сотрудникам доверенности на покупку товаров от лица компании. Пусть показывают её продавцам и берут вместо товарного чека накладную. Сделки будут происходить между двумя компаниями, поэтому налоговая будет довольна.

3. Сотрудник пользуется корпоративной картой

Корпоративная карта привязана к расчётному счёту. Порой банки выпускают её бесплатно: им выгодно пересаживать клиентов с налички на безнал. Картой удобно расплачиваться в магазинах и в интернете. Комиссии нет, а все платежи видны
в личном кабинете.

Директор пользуется картой сам или выдаёт её сотрудникам. Сотрудник не потратит больше определённого лимита. Зато всегда будет иметь деньги на небольшие расходы.

Корпоративная карта — это деньги авансом, как в первом способе. Главное отличие — отсутствие заявлений и приказов. А вот авансовые отчёты готовить придётся. Конечно, не после каждой покупки, а, например, раз в месяц. Срок прописывают
в приказе о порядке возмещения расходов.

Минус корпоративной карты — прозрачность. Банк и налоговая всегда видят, кому
и сколько платят сотрудники. В авансовые отчёты они так просто не заглянут. Поэтому повышается вероятность, что будут какие-то вопросы.

Корпоративная карта — модный способ выдавать подотчётные. Сотрудник пользуется, руководитель — устанавливает лимиты и отслеживает покупки
в интернет-банке.

Частые вопросы про покупки для бизнеса

Можно переводить деньги на карты сотрудников?

Да, но помните о комиссии. И не включайте сумму возмещения в зарплату. Оформляйте отдельные платёжки, чтобы избежать споров с налоговой.

А как же лимит по сделкам наличными?

Он действует, потому что сотрудник представляет компанию. Если он покупает
у другой компании, максимальная сумма по одному договору — 100 000 ₽.

Внештатникам можно выдавать подотчётные?

Да, можно всем работникам: и по трудовому договору, и по ГПХ. Только учредителям нельзя.

Когда учитывать расходы в УСН?

На дату утверждения авансового отчёта. В КУДиР тоже указывают сумму из отчёта,
а не из каждого чека по отдельности.