Что считать командировкой

Командировка — это поездка сотрудника по вашему заданию за пределы постоянного места работы. Если суть работы заключается в разъездах,
то командировку оформлять не надо. Дальнобойщики, водители-экспедиторы ездят по маршруту, для них это не командировка. Бариста постоянно работает
в Екатеринбурге, а конференция пройдет в Москве, поэтому для неё такая поездка — командировка.

Сроки командировки законодательно не ограничены. Днём начала командировки считается дата отправки поезда или самолёта. Днём окончания — дата возвращения сотрудника к месту постоянной работы.

Кого нельзя отправить в командировку

В командировку не могут поехать исполнители по договору подряда (ГПХ). Они подчиняются гражданского-правому законодательству, а командировка — понятие из Трудового кодекса.

Вот, кто ещё не отправится в путешествие за ваш счёт:

• Беременные женщины
• Несовершеннолетние
• Сотрудники на больничном
• Сотрудники на ученическом договоре

Какими документами оформить командировку

Для оформления командировки нужно три документа:

1. Положение о командировках описывает правила командировок. Документ необязательный, но полезный. Положение пригодится, если возникнут разногласия с налоговой или трудовой инспекцией. В нём прописывают, кто вправе ездить в командировку, кто её согласовывает и в каком объёме она оплачивается. Установленной формы положения нет. Вы можете составить его под себя или взять шаблон на сайте Роструда.
2. Приказ описывает сроки и цель поездки, без него никак. В приказе укажите ФИО, структурное подразделение, должность сотрудника, а также цель, время и место командировки. Установленная форма есть, но можно разработать свою.
3. Авансовый отчёт подтверждает расходы. Формально его составляет сотрудник. На практике работодатели часто заполняют отчёт сами и дают сотруднику на подпись. В авансовый отчёт записывают все командировочные расходы: суточные, чеки, билеты, посадочные талоны. Напомните сотруднику, чтобы сохранил оригиналы документов и передал их вам по возвращении. По авансовому отчёту вы компенсируете расходы сотрудника в командировке.

Какие расходы сотрудника возмещает работодатель

Здесь всё чётко по ст. 168 Трудового кодекса. Работодатель обязан возмещать:

• Расходы на проезд
• Расходы на аренду жилья
• Суточные
• Иные расходы, прописанные в положении о командировках или приказе

Что такое суточные
и как их платить

Суточные покрывают дополнительные расходы сотрудника в поездке. Их можно тратить на что угодно. Отчитываться за суточные не нужно. Мила завтракает
в лучших кофейнях Москвы и не сохраняет чеки, она всё делает правильно.

Суточные выдают авансом и платят за каждый календарный день командировки, включая время в дороге. Размер суточных не ограничен, но признать в расходах можно не более 700 ₽ в день в командировках по России и не более 2500 ₽
в заграничных командировках.

Если платите больше, удерживайте и перечисляйте НДФЛ с превышения. Допустим, вы решили платить не 700, а 1000 ₽ суточных. За 5 дней командировки набежит
195 ₽ НДФЛ. Расчёт такой: (1000 — 700)× 5×0,13 = 195 ₽.

Как рассчитать оплату за время командировки

За время командировки сотрудник получает не зарплату, а средний заработок. Проще всего посчитать на калькуляторе. Ниже пример для тех, кто привык проверять расчёты.

Формула такая: средний дневной заработок (СДЗ) x кол-во дней в командировке.

СДЗ = заработок за расчётный период / кол-во фактически отработанных дней за расчётный период.

Расчётный период — 12 месяцев до начала командировки.

Какие документы подтверждают расходы сотрудника в командировке

В командировке сотрудник не только выполняет задание работодателя,
но ещё и собирает чеки, квитанции и билеты. Иначе за такси, метро и гостиницу придётся платить самому.

В Налоговом кодексе нет списка обязательных документов, но в письмах Минфина
и налоговой есть рекомендации. Мы собрали их в таблицу.

Можно ли учесть расходы на командировку в налогах

На УСН «Доходы минус расходы» командировочные можно включить в расходы.
Их учитывают в день утверждения авансового отчёта. Если есть подтверждающие документы, налог уменьшается:

• На проезд к месту командировки и обратно
• Аренду жилья; сюда же относятся дополнительные услуги в гостиницах (за исключением баров и ресторанов, расходов на обслуживание в номере, тренажерный зал и спа)
• Суточные
• Оформление и выдачу виз, паспортов, приглашений и других аналогичных документов
• Консульские и аэродромные сборы

Коротко

1. Оформить приказ о командировке.
2. Выдать суточные до поездки.
3. После возвращения сотрудника попросить билеты, чеки, квитанции, — всё что подтверждает расходы в поездке.
4. Попросить сотрудника заполнить авансовый отчёт и расписаться в нём.
5. Компенсировать затраты сотрудника по авансовому отчёту.
6. Если применяете УСН «Доходы минус расходы», включить командировочные траты в расходы на дату авансового отчёта.
7. Посчитать зарплату сотрудника по среднему заработку и выдать в день расчёта.

Дополнительные материалы

Как оформить командировку: пошаговый алгоритм из справочной Эльбы.

Как считается СДЗ: если считаете вручную, посмотрите на пример расчёта среднего дневного заработка для командировки.