2/11
Как оформить
сотрудника
По закону предприниматели ведут кадровый учёт и заботятся о здоровье сотрудников. При найме они соблюдают требования Роструда
и Минздрава. Урок поможет оформить документы для сотрудников
по трудовому договору так, чтобы никто не подкопался.
Мила искала работу, потому что её ресторан закрылся. В общепите она трудилась уже четыре года, и все неофициально. От роли официантки она устала и только что переучилась на бариста. Её подруга-домохозяйка советовала искать вместо работы мужчину и прочитать славянские веды.
Собеседование Милы проходило за кофейным оборудованием. Максиму понравился её кофе и лёгкость в общении. «Клиентам она точно понравится», — подумал он.
1. Возьмите у сотрудника документы
Список документов зависит от того, на какую работу берёте сотрудника.
На основе сведений о сотруднике оформите личную карточку. Распечатайте её
на плотной
бумаге, положите в сейф, если он есть, и храните 75 лет. После найма
в карточку обычно записывают только
отпуска, а последняя запись в ней — основание увольнения.
Заполните бумажную трудовую книжку, если сотрудник сохранил её. Если нет, возьмите у него справку СТД-Р
от
предыдущего работодателя — она пригодится
для расчёта стажа.
1 Документы об образовании просят, когда без них работать запрещено. Например, таксисты показывают работодателю водительские права.
2 Медицинская книжка подтверждает, что сотрудник здоров и не устроит эпидемию. Её
оформляют
продавцы
продуктов, учителя и мастера салонов. Подробности —
в разделе «Оформите недостающие документы».
3 Справку об отсутствии судимости оформляют, если работа связана
с образованием, воспитанием или отдыхом
детей. Например, если сотрудник преподает в вузе.
Если вы ООО, сообщите
о найме военнообязанного в военный
комиссариат
по прописке работника. Сделайте это в течение двух недель после приёма на работу.
Военнообязанных выдают штампы на 13 странице паспорта.
2. Оформите недостающие документы
С 2021 года сотрудникам, которые устраиваются впервые, оформлять бумажные книжки не нужно. По ним достаточно будет отправить форму СЗВ-ТД в составе отчёта СФР-1: на его основании формируется электронная трудовая книжка.
СНИЛС оформляют, чтобы сотрудники в будущем получали пенсию. Советуем
не возиться с документами самому, а отправить сотрудника в Социальный фонд.
Он получит свидетельство прямо во время приёма. А вам пришлось бы ждать
до одного
месяца. Ну и да, с 2019 года зелёные карточки больше не выдают,
вместо них — распечатки из
личного кабинета СФР.
Медкнижку оформляют, чтобы избежать эпидемий и следить
за профессиональными заболеваниями:
Работодатель оформляет медкнижки за свой счёт. Он платит клинике 2000−4000 ₽, в зависимости от должности сотрудника. Сотрудник сдаёт анализы, проходит медосмотр и слушает лекцию. Он берёт с собой паспорт, прививочный сертификат, фотографию 3×4 и бланк медкнижки. Пока в медкнижке нет подписей врачей, работать запрещено.
Медкнижка и медосмотр — обязанности, которые не всегда пересекаются. Иногда сотрудники должны только проходить медосмотры. Таких людей гораздо больше, чем тех, кому нужна медкнижка. Обязанность возникает из-за опасных и вредных факторов из Приказа Минздравсоцразвития № 302н.
Повторные медосмотры проходят регулярно: минимум раз в три месяца, а максимум раз в два года. Это зависит от обязанностей сотрудника и города, где он работает.
У Милы уже были СНИЛС, трудовая книжка и медкнижка со свежей записью. Максиму осталось только переписать паспортные данные, оформить трудовой договор и положить книжки в сейф. Через 8 месяцев он снова отправит Милу на медосмотр. Бариста проходят их раз в год.
3. Оформите трудовой договор и приказ о приёме на работу
Подпишите с сотрудником трудовой договор в двух экземплярах. Один отдайте сотруднику, а на своём попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью. В приказе укажите те же сведения и тоже подпишите вместе с сотрудником.
4. Сдайте отчёт СЗВ-ТД в составе СФР-1
СЗВ-ТД — отчёт, на основе которого формируют электронные трудовые книжки. Отчёт сдают при любых кадровых изменениях, а при найме и увольнении — экстренно, до конца следующего рабочего дня.
В отчёт попадают данные обо всех сотрудниках без исключения. Не важно, сохранил ли
сотрудник бумажную книжку
— там информация о кадровых событиях будет,
по сути, дублироваться для скептиков.
Выходит так: подписали приказ о найме сотрудника — сдайте СЗВ-ТД. С 2023 года форма входит в состав нового единого отчёта — ЕФС-1.
5. Проведите инструктаж по охране труда
У некоторых сотрудников опасная работа. Работодатели рассказывают им, как себя вести: помогают избежать болезней и травм. Инструктаж по охране труда проводят во время найма и потом раз в полгода. Для некоторых сотрудников чаще, например, для водителей — раз в три месяца.
Инструктаж обязателен, если сотрудник работает с сырьём, инструментами или оборудованием.
За нарушение ИП
штрафуют на 2000-5000 ₽,
ООО — на 50 000-80 000 ₽.
Как провести инструктаж:
- Пройти обучение за 2500-4000 ₽.
- Разработать программу инструктажа. Образец приказа.
- Назначить себя ответственным за охрану труда. Образец приказа.
- Рассказать сотруднику о правилах работы. Образец инструкции по охране труда.
- Сделать запись в журнале инструктажей. Журнал инструктажей.
Для некоторых сотрудников не проводят инструктажи, например, для офисных работников. Обязательно составьте список должностей, которые освобождаете от инструктажа.
6. Ознакомьте сотрудника с локальными актами
Компаниям, в которых меньше 15 сотрудников, не обязательно оформлять локальные
акты. Это
правила внутреннего трудового распорядка, положения
об оплате труда, инструкции по охране труда. Освободите
себя от лишней бюрократии специальным приказом.
Если не отказались от локальных актов, ознакомьте с ними сотрудников.
Максим устал видеть в посетителях замаскированных инспекторов.
Он раскошелился на
онлайн-кассу и стал оформлять сотрудников. Мила сходила на медосмотр и принесла медкнижку
вместе с
трудовой. Она расписалась в журнале инструктажей, подписала трудовой договор
и принесла свой экземпляр
домой. «Смотри, это моя первая официальная работа после школьной подработки», — похвасталась
она
коту.
Зарегистрируйтесь
Подготовьтесь к работе с сотрудниками! Зарегистрируйтесь
в Эльбе, укажите ИНН 000000000184 УСН «Доходы»
и выполняйте практические задания.
Эльба помогает сдавать отчёты, платить налоги и в целом сделать жизнь предпринимателя проще:)
Практика в Эльбе
1. Отразите сотрудников в Эльбе
Укажите, по какому договору они работают, их паспортные данные, ИНН
и СНИЛС.
Страховой стаж
посчитайте с помощью специального калькулятора.
2. Подготовьте личную карточку
Если только что наняли сотрудника, подготовьте личную карточку. Как мы и
советовали в уроке,
распечатайте её на плотной бумаге и храните до увольнения
сотрудника.
