5/11
Как оформлять отпуска
Одна из обязанностей работодателя — следить за тем, чтобы сотрудник регулярно отдыхал. И дело не только в Трудовом кодексе, дело —
в психологии управления. Работники, которые работают годами
без отдыха, неминуемо выгорают, что приводит к ошибкам, апатии
и болезням. Не дайте сотруднику выгореть, а себе допустить ошибки
в документах и расчётах.
Мила взяла две недели отпуска и поехала в Японию. Она предупредила
об этом коллег за
2 месяца. Когда в ленте инстаграма промелькнуло фото усыпанного высотками Токио, Максим стоял за
стойкой. Вернуться к работе бариста приятно: кофе варится само, никаких стратегий
и тактик — почти
медитация. Разве что остальные дела встали на паузу. И тоже хочется в отпуск.
В первый раз за 3
года.
Почему всё начинается
с графика отпусков
Оформить отпуск — это не сложно. Тут вся история начинается с графика отпусков,
где вы
заранее планируете, когда сотрудники пойдут в отпуск. По закону с датами отпуска
на будущий год нужно
определиться аж до 17 декабря текущего года.
Но заранее подгадать удобные даты отпуска тяжело, поэтому в
течение года сотрудник может перенести отпуск на другие даты. Для этого он пишет заявление
в свободной
форме. А ещё проще — подписать график отпусков задним числом,
но мы вам об этом не говорили. Попросить
график могут только при проверке.
В Эльбе тоже просто заполнить график отпусков, а забыть об отпуске сотрудника — сложно, уведомление приходят за неделю до начала.
Микропредприятиям график отпусков можно совсем не составлять — обговаривайте даты
отпуска
по ходу работы. К микропредприятиям относятся ИП
и ООО с доходами до 120 миллионов и сотрудниками до 15
человек. А теперь
обо всём по порядку.
Сколько и когда можно отдыхать
В идеале сотрудник может пойти в отпуск только после 6 месяцев работы. Но если захочет раньше, можно и раньше — решать вам как работодателю.
Каждый год сотрудник зарабатывает по 28 дней отпуска. Если не успел использовать все, может отдохнуть эти дни в следующем году. Главное, чтобы сотрудник не сидел без отпуска больше двух лет, иначе придётся отправить его в отпуск принудительно. За то, что сотрудники не отдыхают, штрафовать будут вас. Штраф для ИП — от 1000 до 5000 ₽, ООО — от 30 000 до 50 000 ₽.
Ещё отпуск можно давать авансом. Вот как это работает: за каждый месяц работы сотрудник условно зарабатывает 2,3 дня отпуска. За полгода заработает 14 дней, но сможет сходить в отпуск и на 18 — в следующий раз отдохнёт поменьше.
Сотрудник может отдохнуть 28 дней сразу или разбить отпуск на несколько частей, одна из которых должна быть минимум 2 недели. Отпуск считается в календарных днях, но не включает нерабочие праздники. Если на период отпуска выпадает праздник, он становится длиннее на этот день.
Пример: считаем дни отпуска
Мила попросилась в отпуск с 1 по 10 марта. 8 марта —
нерабочий праздничный день и в
отпуск не включается. Поэтому она выйдет
на работу 11 марта.
Ну и куда без исключений. Есть сотрудники, которые могут отдыхать больше, чем 28 дней в году. Это сотрудники, которые:
Какие документы оформить
Табель учёта рабочего времени. Отметьте дни отпуска кодом «ОТ» или «09».
Приказ об отпуске. Составьте приказ за 2 недели до отпуска и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.
Уведомление об отпуске. Если сотрудник идёт в отпуск по графику отпусков.
Заявление на отпуск. Оформляет сотрудник, если сотрудник идёт в отпуск вне графика.
Записку-расчёт. Когда будете выплачивать отпускные. Она покажет сотруднику, как именно вы рассчитали ему отпускные.
Как рассчитать отпускные
Сумма отпускных зависит от доходов, которые получал сотрудник за последний год.
Писать много о расчёте не будем, потому что с калькулятором отпускных всё и так понятно. Если сотрудник ещё не успел отработать год, впишите доход только тех месяцев, когда он работал. Остальные клетки оставьте пустыми.
Сколько и когда можно отдыхать
Очень важно выплатить отпускные не позже, чем за 3 дня до начала отпуска. Например, работнику, который уходит в отпуск с понедельника, выплатите отпускные не позже четверга прошлой недели.
Бывает, отпускные удобно выплатить ещё раньше, вместе с зарплатой. Так можно, главное — не нарушить всё те же сроки.
Пример: выплачиваем отпускные
Макс выплачивает зарплату 10 числа каждого месяца. Если Мила пойдёт в отпуск 15,
он может выплатить зарплату и отпускные вместе — 10 числа. А НДФЛ и страховые взносы
перечислит уже в конце
месяца — 28 числа.
Зарегистрируйтесь
Подготовьтесь к работе с сотрудниками! Зарегистрируйтесь
в Эльбе, укажите ИНН 000000000184 УСН «Доходы»
и выполняйте практические задания.
Эльба помогает сдавать отчёты, платить налоги и в целом сделать жизнь предпринимателя проще:)
Практика в Эльбе
1. Рассчитайте отпускные в калькуляторе
Представьте, что сотрудник попросился в отпуск ровно через неделю на 10 дней. Рассчитайте отпускные в калькуляторе, зарплату можете придумать какую угодно. Главное — понять сам принцип. Убедитесь, что в итоге получилось 10 дней отпуска. Иногда 10 календарных дней — не 10 дней для отпуска.
2. Подготовьте платёжки на выплату отпускных
Зайдите в раздел Сотрудники → подраздел Отпуска и добавьте отпуск на 10 дней. Впишите сумму отпускных, рассчитанных на 1 шаге → Добавить.
3. Скачайте платёжку на выплату отпускных
Отправляйтесь в раздел Задачи и отчётность и найдите задачу по выплате отпускных. Скачайте платёжку на выплату отпускных. В отчётах все эти начисления «осядут» автоматически.
